廣義的物業(yè)管理軟件設計應該覆蓋物業(yè)管理公司的整個辦公自動化系統(tǒng)，它除了包含傳統(tǒng)的資料維護、財產(chǎn)管理、入住裝修管理、維修管理、人事管理、財務管理等功能以外，還應該包括物業(yè)管理公司下屬的保安部門的安放監(jiān)控系統(tǒng)軟件和應用于社區(qū)內部局域網(wǎng)上的WEB網(wǎng)站軟件。下面具體說明各模塊軟件功能 狹義的管理包含傳統(tǒng)的資料維護、財產(chǎn)管理、入住裝修管理、維修管理、人事管理、財務管理等功能：

(1)資料維護： 初始化物業(yè)管理的必需基本數(shù)據(jù)，如發(fā)展商資料，物業(yè)基本資料，房屋基本資料，業(yè)主資料，管理員資料，操作員資料等。這些是運行此物業(yè)管理軟件的前提條件?？梢栽诖隧椖恐胁檎?、添加、修改、瀏覽和打印相應的基本資料。

(2)物業(yè)財產(chǎn)管理： 包括房產(chǎn)、設備、道路、衛(wèi)生綠化、停車管理等。

[房產(chǎn)管理]：

a.其中提供了房產(chǎn)住戶名細表，可以方便地查找打印房號所對應的住戶詳細信息，包括戶主的照片,并可加以編輯修改和統(tǒng)計查詢。使本來工作量相當大且繁瑣的資料登記和存檔工作變得極為方便 ，并可對大量資料及時進行分類、加工處理、保存和傳遞。

b.鑰匙管理，對住戶入住鑰匙的領取管理，查詢和統(tǒng)計。

c.裝修管理，包括住戶裝修申請管理，小區(qū)內房屋裝修狀況的統(tǒng)計查詢。

d.交接管理，包括接管驗收資料的錄入整理、分類建檔及查詢管理。

[設備管理]： 包括對安全防范設備、衛(wèi)生綠化設備、水電氣油設備和通訊網(wǎng)絡設備等的資料維護及維護記錄的管理。

[道路管理]： 對小區(qū)內各主干通道、輔助通道和重要的分支通道進行管理。 [衛(wèi)生綠化]： 小區(qū)內衛(wèi)生綠化情況的安排和管理。[停車管理]： 小區(qū)內停車場車位管理和進出車量的登記及停車收費的管理統(tǒng)計等。

(3)入住管理：業(yè)主入住登記管理(入住基本資料、入住戶內驗收)、打印入住正式通知單、住戶家庭資料錄入、房產(chǎn)資料查詢。

(4)人事管理：小區(qū)管理人員、居住人員、保安糾察 的人事檔案及相關資料的管理。

(5)財務管理：

a.提供了水電費、物業(yè)管理費的單價設置，水電費抄表輸入、收費管理，物業(yè)管理費的收取和查詢管理，特約服務、罰款沒收管理，工作人員工資的查詢管理。 b.只需輸入相應的數(shù)據(jù)既可自動計算出用戶的應繳費用，并自動打印出收費單據(jù)，并可以E-MAIL形式給住戶發(fā)出收費通知單、催款單。對財務數(shù)據(jù)可進行統(tǒng)計對比，通過財務核算、財務分析為管理者提供公司的資金運營狀況，使管理者及時了解小區(qū)物業(yè)管理中各項有關業(yè)務的收支狀況，為其科學決策提供重要依據(jù)。 c.可對收費超時期限進行設置，當有住戶未能按時繳納費用時，系統(tǒng)會自動彈出對話框發(fā)出報警，并將超時住戶資料列出。這使得收費管理和查詢非常方便，免除了管理人員的大量重復繁瑣的手工查找和計算過程。

(6)保衛(wèi)治安：對小區(qū)內保安的巡邏巡更、投訴上訪、事件處理進行管理。

(7)維修管理：

a.包括房屋建筑設備和小區(qū)公共設施的維修管理。房屋建筑設備管理中根據(jù)住戶維修委托書填寫維修項目，并登記維修所用的材料及相應費用的收取。公共設施管理中對電梯等公共設施的維修保養(yǎng)記錄進行資料管理。

b.對設備和公共設施的檢測維修定期查詢統(tǒng)計， 對比各種數(shù)據(jù)，可及時進行維護修繕，采取有效措施，對易發(fā)生問題的重要設備建立檢修檔案，定期強制更換部件和保養(yǎng)，做到防患于未然。

(8)綜合查詢：綜合資料的統(tǒng)計查詢，包括小區(qū)資料、小區(qū)地圖、樓群查詢、娛樂設施、衛(wèi)生保健、辦公設施、公共設備、公共物產(chǎn)以及財務和人事情況的查詢。

(9)系統(tǒng)工具：

a.包括數(shù)據(jù)的備份、恢復，操作員的更換，添加，權限的設置。

b.為考慮到系統(tǒng)的安全性，提供了多級權限設置控制功能，可自定義使用權限和密碼，系統(tǒng)會自動跟蹤、記錄所有報警和違規(guī)操作記錄。

c.系統(tǒng)可進行所要數(shù)據(jù)的備份，以便系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全恢復。

(10)辦公工具：系統(tǒng)應具備日志管理等辦公工具，可以用于會議召開、任務分派、日記記錄以及自動產(chǎn)生設備維護、費用交納等工作，大大提高物業(yè)管理人員日常工作效率。狹義的物業(yè)管理軟件模塊設計是參照全國優(yōu)秀物業(yè)管理小區(qū)的物業(yè)管理流程制定的，可以針對不同崗位單獨使用，各個模塊之間又共享一個數(shù)據(jù)庫，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。廣義的物業(yè)管理軟件除上述功能模塊外應還包括安防監(jiān)控軟件和網(wǎng)絡服務軟件(網(wǎng)站)。目前一般智能小區(qū)的安防監(jiān)控系統(tǒng)包括圖象監(jiān)控與周邊防盜系統(tǒng)、室內安防系統(tǒng)和電子巡更系統(tǒng)，前兩者構件了小區(qū)住戶內外兩道安全屏障，電子巡更系統(tǒng)則是為了規(guī)范管理保安巡邏人員在指定時間到達制定的巡邏點。軟件設計時應該附加企業(yè)管理模塊，管理人員可以考察保安人員的警情處理情況，及時對其工作績效做出考評，同時可隨時了解小區(qū)的安防情況。